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哈尔滨新明阳建筑安装工程有限公司采购管理规范

  为了规范项目经理部各专业材料管理行为,降低公司材料成本,特制定本管理材料规范。
  一、各项目部必须有计划的提前提出采购材料需求,由项目经理制定采购计划交给公司及各项目部采购员。大宗的或限额(1万元)以上的采购,需及时汇报给公司,由总公司采购部门统一比价和协调当地采购员采购。
  二、项目经理部必须依据施工计划实际需要,认真申报采购计划。计划填写不规范,导致无法确认采购信息的,采购人员有权拒绝采购,如因此导致一系列后果由项目经理承担。采购计划及申请必须由项目经理签字(可上传电子版)。对贪图省事、贪图施工方便、不认真核算工程量、口述采购计划,而多买材料,造成公司资金浪费的,日后追究项目经理及相关技术人员责任,并承担一定的经济损失。
  采购员要求:
  1、供应商的选择:供应商必须证照齐全,具有相关资质。采购员应了解掌握供应商的真实情况,签订合同时应索要对方营业执照、组织机构代码证、税务登记证及相关资质原件查看,然后将其印有公章的复印件上传总公司。
  2、采购人员必须充分考虑市场周期变化和库存等因素,制定材料采购方案,要有提前预见性。既保证不耽误工程进度,按项目经理部要求时间进场。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守,造成公司经济损失的,应负相应的经济赔偿责任。
  3、采购人员在采购时本着货比三家的原则,性价比极优的条件下进行采购,总公司采购部有权进行核查。如采购价格高于市场行情价格:提交供应商报价时,与供应商串通抬高价格,从中谋取私利或未认真进行比价而导致采购价格明显过高,经了解后情况属实,由采购员自行承担相关责任。如给公司造成严重损失,必要时刻追究其法律责任,具体视情况而定。
  保管员须知:
  1、保管员必须对所有运抵本公司的采购物品,依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。要求索要材质单或合格证。若发现品质,数量与采购计划不符时,有权拒绝其入库,并必须以书面形式向总公司报告。因保管员玩忽职守造成经济损失的,应承担相应的经济责任。
  2、保管员对所保管的材料必须账目清晰,材料摆放整齐。公司采购部有权对保管员所保管的仓库及账目进行检查,一次不合格令其整改。二次不合格者扣不少于全月工资的10%。如有保管商品丢失或监守自盗,保管员除按价赔偿之外,必要时追求其法律责任。
  财务人员须知:
  1、各项目部财务人员对购买材料及其他支出票据无公章、无项目经理签字、无保管人入库签字的情况下,应拒绝对此票据入账或报销。如违规入账,给公司造成不必要的经济损失,按单据金额由财务人员及当事人共同赔付。公司会对财务人员进行相应的扣发即不少于全月工资的10%。
  不按规定程序未经审批采购的,由经办部门和人员自行负责处理,已经与供方签订购销合同,导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。
  即日起所有项目部签订合同时,必须由公司李鹏副总经理与采购部胡英红经理分别审核后才可签订。为区分合同及其他文件,各项目部从接到此通知后,所有采购合同发送处由之前的公司邮箱改为hrbmty@126.com。此邮箱为公司合同专用邮箱。
  此流程规范各项目部分别交给项目经理、采购人员、财务人员、保管人员、仔细阅读,2012年4月2日起生效。

  此流程规范最终解释权归哈尔滨市新明阳建筑安装有限公司所有。

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